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Plan de producción

Cada lunes en la agencia lo primero que hago, después de ver los emails, es revisar el plan de producción de la semana o lista de jobs, que

preparé el viernes antes de salir. A veces el preparar la lista es tan sencillo como bajar los trabajos que se están realizando a la lista de en proceso y espera de aprobación, los que se terminaron a la de facturación y añadir los trabajos que han entrado nuevos. Lo chevere viene cuando hay que mover los trabajos que están en proceso a la lista de esta semana por que se tienen que ir, los que se habían ido ahora tienen cambios, los que están en Hold reviven y así por el estilo.. colocar en la lista aparte los que ya se fueron pero no se pueden facturar por que no ha llegado el PO.

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Es entonces cuando mi día se vuelve interesante, envía email, llama al cliente, vuelve a escribir emails. A mitad de semana se pone más interesante por que ya la lista esta llena de tachones, lineas y notas por todos lados donde cada una de los trabajos debe ir ahora. La lista termina siendo un montón de notas que es casi imposible decifrar para la próxima semana. Pero dije casi!! así que cada viernes al terminar TODO lo demás que tengo en agenda dejo preparada la lista para que el lunes lo primero que haga luego de ver mis mails sea revisar que todo sigue igual para comenzar a trabajar.

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TimeSheets…

Mi trabajo (además de todo lo demás)  de esta semana fue preparar un “timesheet” para poder valorar bien cuantas horas se esta dedicando a cada cliente y a cada trabajo. De esta manera sabemos si cada trabajo realizado en la agencia es rentable o no lo es, digo porque como dice la jefa.. “no se trabaja par el inglés”

Así que nos dispusimos a buscar. Como siempre no es cosas fácil buscar lo que queremos sobre este trabajo. Pero al fin dimos con un programa que entre otras cosas contabiliza el tiempo que invertimos en cada trabajo con la simple acción de pulsar Start y Stop.

El programa se llama Klok y es tan fácil como entrar cada trabajo que se vaya a realizar, la información y pulsar el start cuando se comienza. Si hay que detener el trabajo para cualquier cosa, incluyendo hacer un cambio de otro trabajo, se pulsa el Stop y el Start en el trabajo que se va a editar y así sucesivamente.

Al final de cada trabajo puedes sacar un reporte de cuantas horas le dedicaste. Igualmente al final de la semana puedes hacer un reporte global de todos los trabajos realizados.

La próxima semana será la de prueba realmente, así que ya les contaré.


¡Peor que un Lunes…!

Si hay algo peor en una agencia que el mero echo de que sea lunes, es que sea un lunes después de un viernes en el que faltaste!!! O sea, llegas a tu oficina y para comenzar hay 100 mensajes nuevos, de los cuales muchos no son míos y los otros ya fueron atendidos, así que vas pensando que todo va ir bien y que será un día tranquilo, para colmo es feriado, claro no para ti!!

Cuando va pasando el día de pronto te das cuenta de que la jefa a perdido por completo la cabeza, esta histérica por algún trabajo que aún no puedes comprender (o sea todo es posible, si hay organización) . Sigo haciendo mi trabajo, que como he dicho antes es una mezcla de creativo con departamento de tráfico, recepcionista y cualquier otra cosa que se necesite. Y mientras estas en esas de pronto te das cuenta que tu escritorio esta echo un caos!!!

¿En qué momento sucedió esto? ¿En qué momento te volviste parte del caos?

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Ohhh si claro! en el momento en que comencé a ser la Traffic Girl en una agencia de publicidad


lunes en la agencia…

8:30am viendo email,  leer emails para los creativos, para medios, para el departamento de contabilidad y los que me tocan a mi… apuntar todo lo que hay para el día, verificar la lista de prioridades. Verifico si tengo cotizaciones por enviar, PO por realizar o trabajos finalizados por enviar.

9:30am reunión de los departamentos de artes, medios y tráfico para organizar los trabajos de la semana. (que dicho sea de paso solo son 3 artistas, 1 persona de medios y yo la chica de tráfico, por supuesto la jefa que hace de todo.Durante esta reunión hablamos de los trabajos nuevos para la semana y damos a conocer como van los trabajos en proceso. En esta reunión se hacen los “brainstorming” para cualquier nuevo trabajo que lo necesite.

12:00m luego de la reunión la jefa y yo organizamos todo lo que es para facturar, las facturas enviadas para archivar, los PO de los clientes y las impresiones de los trabajos finalizados.

1:00pm almuerzo (más o menos, nunca es igual)

2:00pm continúo con cotizaciones, ordenes de compras, trabajos que enviar, artes que imprimir y llamadas que contestar. Con esto continúo hasta la hora de irnos..

5:25pm Es hora de ir recogiendo, dejo todo ready para que al otro día todo este organizado para volver a comenzar…

– a menos que haya algo fuera de lo común, algún trabajo que TIENE que salir ese día y por alguna razón no puede esperar hasta el día después, esta es la rutina de todos los días, unos días con más trabajos que otro, pero siempre igual al final… cada día trabajando para que todo salga como debe ser, trabajando para que todo se vaya a tiempo y con las especificaciones pedidas…

5:30pm apagamos y ¡hasta mañana!


¿Qué hacemos en Tráfico?

Como he dicho anteriormente yo trabajo en una agencia pequeña lo que hace que las cosas se hagan un poco diferentes, pero la esencia es la misma. A veces hay procedimientos burocráticos que no seguimos y cada uno hace más de lo que esta en la lista regular de sus responsabilidades. Pero aquí va una lista de lo que grande o pequeña se supone que se haga cargo el Departamento de Tráfico…

  • Recibe y elabora las órdenes de trabajo que se realizan en los diversos departamentos.
  • Supervisar el trabajo  en cada una de sus etapas, para que éste listo en las fechas indicadas.
  • Cuidar de que no se pierda ningún material o artes terminados.
  • Entregar los trabajos al medio correspondiente en la fecha indicada y con las especificaciones técnicas de cada medio.
  • Esta pendiente de las fechas de entrega de las diversas piezas que se hacen en los departamentos y de los trabajos que deben salir en el día indicado.
  • Decide con el Director de Cuentas y el de Arte las fechas de cada una de las etapas del trabajo.
  • Coordinación interna de los materiales entre departamentos.
  • Recepción y confeccionar las órdenes de trabajo.
  • Solicitar cotizaciones a los proveedores.
  • Contacto con los proveedores  de material gráfico.
  • Participar en reuniones con creativos, ejecutivos y producción gráfica con el objeto de coordinar los ingresos y salida de los diferentes trabajos.

Cada agencia tiene diferentes formas de hacer su trabajo y cada persona aplica sus conocimientos para que el trabajo se realice de la mejor manera posible, pero el objetivo final es el mismo… que cada trabajo que entra a la agencia, se haga con precisión y calidad para entregarle solo el mejor producto final al cliente y que este quede satisfecho.


Detrás de escenas…

Hay mucho que pasa detrás de escenas de una agencia de publicidad, que los cliente normalmente no ven. Al igual que una película en la que hay varias personas involucradas detrás de la cámara, una agencia de publicidad se compone de muchos departamentos, que colaboran para garantizar que salga el mejor trabajo de calidad. Uno de estos departamentos con el objetivo primordial de que todo salga como se debe es el Departamento de Tráfico. Su labor es garantizar la eficiencia y rentabilidad de cada trabajo. Para ello logramos un sistema que algo así:

Paso 1 – Conseguir colocar un proyecto en la lista Para que cualquier proyecto entre en la lista, una orden de trabajo se presenta detallando el alcance del proyecto deseado. Es entonces cuando se establece la prioridad y facilidad del trabajo, esto puede ser directo con el cliente o en una reunión pautada con el equipo de trabajo. Es durante esta reunión inicial que el equipo de cuentas y el equipo creativo analizará todo lo relacionado con el proyecto. Ahora podemos comenzar el trabajo.

Paso 2 – Aprobación interna – Antes de que cualquier trabajo se presente a un cliente, el equipo creativo debe encaminar a la aprobación interna. Es aquí donde el equipo de Cuenta revisa y ofrece sus comentarios. Una vez que tanto el equipo creativo y el equipo de cuentas han firmado, la pieza (s) está listo para ser presentado al cliente.

Paso 3 – Implementación de los cambios del cliente – los cambios de clientes se dirigen a través de un *Formulario de Solicitud de Cambio (o RSE). El equipo de cuentas que llenar este formulario con los cambios de los clientes y lo presentará a la Dirección General de Tráfico. *En el caso de una agencia pequeña como donde trabajo, los cambios simplemente son pedidos por el cliente y discutidos por el equipo de cuentas y creativo para entonces ser trabajados. Todos los cambios del cliente tiene que pasar por Tráfico para que podamos llevar un registro de cuántas rondas nos encontramos. Esto ayuda en la cotización total del trabajo.

Paso 4 – Entrega Final – El hecho de que el cliente ha aprobado algo no significa que el proyecto se terminó. Un proyecto no se considera completo hasta su estado final, entregado a la impresora o la publicación. En esencia, el tráfico es responsable de asegurarse de que todo se hace, se hace bien y se hace rápidamente. Se tarda muchos calendarios, muchas hojas de Excel y un montón de caminar en torno a lograr esto, pero cuando lo hacemos bien nuestro trabajo, todo el mundo es feliz.


primero lo primero…

Como ya explique soy TODO el departamento de tráfico de la agencia de publicidad donde trabajo y hasta un poco más, ya que solo somos 6 personas y pues la verdad es que todos hacen de todo un poco.

Al querer mejorar la funcionalidad de mi trabajo me tope con que no hay nada en el internet que hable sobre como funciona el departamento de tráfico de una agencia. Si dice las funciones y lo que debe saber, pero no hay una guia, ni ayudas de que herramientas son más utilizadas para hacer el trabajo que se realiza en este departamento tan importante.

Así entonces me di a la tarea de organizar yo el departamento y porque no, compartir mis descubrimientos, inventos y hasta lo que me copie de por ahí con todo aquel que como yo quiera saber sobre el Departamento de Tráfico de una agencia de Publicidad.

Para comenzar solo encontre el “job description”

El departamento de Tráfico juega un papel importante en las agencias de publicidad, garantizando un flujo de trabajo suave con productos que van desde el equipo de planificación de cuentas a los equipos creativos. Las personas en este departamento son responsables de conocer lo que proyecta la agencia en la que está trabajando. Desde la entrega de los trabajos a los diseñadores gráficos y redactores a la actualización de los programas de producción y hacer el seguimiento de los horarios y las entregas de cada trabajo, los coordinadores de tráfico tienen un trabajo de ritmo rápido con un alto nivel de responsabilidad.