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Plan de producción

Cada lunes en la agencia lo primero que hago, después de ver los emails, es revisar el plan de producción de la semana o lista de jobs, que

preparé el viernes antes de salir. A veces el preparar la lista es tan sencillo como bajar los trabajos que se están realizando a la lista de en proceso y espera de aprobación, los que se terminaron a la de facturación y añadir los trabajos que han entrado nuevos. Lo chevere viene cuando hay que mover los trabajos que están en proceso a la lista de esta semana por que se tienen que ir, los que se habían ido ahora tienen cambios, los que están en Hold reviven y así por el estilo.. colocar en la lista aparte los que ya se fueron pero no se pueden facturar por que no ha llegado el PO.

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Es entonces cuando mi día se vuelve interesante, envía email, llama al cliente, vuelve a escribir emails. A mitad de semana se pone más interesante por que ya la lista esta llena de tachones, lineas y notas por todos lados donde cada una de los trabajos debe ir ahora. La lista termina siendo un montón de notas que es casi imposible decifrar para la próxima semana. Pero dije casi!! así que cada viernes al terminar TODO lo demás que tengo en agenda dejo preparada la lista para que el lunes lo primero que haga luego de ver mis mails sea revisar que todo sigue igual para comenzar a trabajar.

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TimeSheets…

Mi trabajo (además de todo lo demás)  de esta semana fue preparar un “timesheet” para poder valorar bien cuantas horas se esta dedicando a cada cliente y a cada trabajo. De esta manera sabemos si cada trabajo realizado en la agencia es rentable o no lo es, digo porque como dice la jefa.. “no se trabaja par el inglés”

Así que nos dispusimos a buscar. Como siempre no es cosas fácil buscar lo que queremos sobre este trabajo. Pero al fin dimos con un programa que entre otras cosas contabiliza el tiempo que invertimos en cada trabajo con la simple acción de pulsar Start y Stop.

El programa se llama Klok y es tan fácil como entrar cada trabajo que se vaya a realizar, la información y pulsar el start cuando se comienza. Si hay que detener el trabajo para cualquier cosa, incluyendo hacer un cambio de otro trabajo, se pulsa el Stop y el Start en el trabajo que se va a editar y así sucesivamente.

Al final de cada trabajo puedes sacar un reporte de cuantas horas le dedicaste. Igualmente al final de la semana puedes hacer un reporte global de todos los trabajos realizados.

La próxima semana será la de prueba realmente, así que ya les contaré.


¡Peor que un Lunes…!

Si hay algo peor en una agencia que el mero echo de que sea lunes, es que sea un lunes después de un viernes en el que faltaste!!! O sea, llegas a tu oficina y para comenzar hay 100 mensajes nuevos, de los cuales muchos no son míos y los otros ya fueron atendidos, así que vas pensando que todo va ir bien y que será un día tranquilo, para colmo es feriado, claro no para ti!!

Cuando va pasando el día de pronto te das cuenta de que la jefa a perdido por completo la cabeza, esta histérica por algún trabajo que aún no puedes comprender (o sea todo es posible, si hay organización) . Sigo haciendo mi trabajo, que como he dicho antes es una mezcla de creativo con departamento de tráfico, recepcionista y cualquier otra cosa que se necesite. Y mientras estas en esas de pronto te das cuenta que tu escritorio esta echo un caos!!!

¿En qué momento sucedió esto? ¿En qué momento te volviste parte del caos?

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Ohhh si claro! en el momento en que comencé a ser la Traffic Girl en una agencia de publicidad


Viernes en la agencia

Por fin a llegado el viernes, que aunque de una semana corta la verdad a parecido que jamás llegaría, pero a Dios gracia llego! y aquí estamos sentados en la agencia desde las 8:30am sin mucho que hacer… o más bien sin muchas ganas de hacer lo que se tiene que hacer. Un tiempo libre nunca cae mal.

Aprovecho y les cuento que he encontrado, gracias a un primo, un programa que hasta el momento me parece bastante bueno.

Pagico, es un programa que te ayuda a organizar todo lo que se necesita hacer, tipo agenda, puedesenlazar contactos con los proyectos, ver el calendario de forma que sabes que proyectos deben concluir para que fecha y cuales ya están “overdue”.

Solo llevo 3 días utilizándolo y  solo el demo, pero hasta ahora es excelente. Sigo buscando la manera de que todo este organizado de una forma en que sea suficientemente accesible para tenerlo todo a la mano justo cuando se necesita y hasta ahora este programa me parece el indicado.  Tengo difere
ntes muestras de calendarios de pared para ir probando cual es el que mejor me funciona para el tipo de trabajo que hago.

Además de el programa en la computadora y el calendario de pared, tengo folders con todo lo necesario, cotizaciones, PO, facturas, cotizaciones por pedir, cotizaciones de suplidores, etc., todo debidamente rotulado.  No hay nada que no tenga a la mano, estoy haciendo todo lo posible para que en un mes (fecha en que nos mudamos a una oficina más grande) todo este listo y mejor organizado.

Así que lo mejor que puedo pedirles es que me ¡deseen suerte!


lunes en la agencia…

8:30am viendo email,  leer emails para los creativos, para medios, para el departamento de contabilidad y los que me tocan a mi… apuntar todo lo que hay para el día, verificar la lista de prioridades. Verifico si tengo cotizaciones por enviar, PO por realizar o trabajos finalizados por enviar.

9:30am reunión de los departamentos de artes, medios y tráfico para organizar los trabajos de la semana. (que dicho sea de paso solo son 3 artistas, 1 persona de medios y yo la chica de tráfico, por supuesto la jefa que hace de todo.Durante esta reunión hablamos de los trabajos nuevos para la semana y damos a conocer como van los trabajos en proceso. En esta reunión se hacen los “brainstorming” para cualquier nuevo trabajo que lo necesite.

12:00m luego de la reunión la jefa y yo organizamos todo lo que es para facturar, las facturas enviadas para archivar, los PO de los clientes y las impresiones de los trabajos finalizados.

1:00pm almuerzo (más o menos, nunca es igual)

2:00pm continúo con cotizaciones, ordenes de compras, trabajos que enviar, artes que imprimir y llamadas que contestar. Con esto continúo hasta la hora de irnos..

5:25pm Es hora de ir recogiendo, dejo todo ready para que al otro día todo este organizado para volver a comenzar…

– a menos que haya algo fuera de lo común, algún trabajo que TIENE que salir ese día y por alguna razón no puede esperar hasta el día después, esta es la rutina de todos los días, unos días con más trabajos que otro, pero siempre igual al final… cada día trabajando para que todo salga como debe ser, trabajando para que todo se vaya a tiempo y con las especificaciones pedidas…

5:30pm apagamos y ¡hasta mañana!


primero lo primero…

Como ya explique soy TODO el departamento de tráfico de la agencia de publicidad donde trabajo y hasta un poco más, ya que solo somos 6 personas y pues la verdad es que todos hacen de todo un poco.

Al querer mejorar la funcionalidad de mi trabajo me tope con que no hay nada en el internet que hable sobre como funciona el departamento de tráfico de una agencia. Si dice las funciones y lo que debe saber, pero no hay una guia, ni ayudas de que herramientas son más utilizadas para hacer el trabajo que se realiza en este departamento tan importante.

Así entonces me di a la tarea de organizar yo el departamento y porque no, compartir mis descubrimientos, inventos y hasta lo que me copie de por ahí con todo aquel que como yo quiera saber sobre el Departamento de Tráfico de una agencia de Publicidad.

Para comenzar solo encontre el “job description”

El departamento de Tráfico juega un papel importante en las agencias de publicidad, garantizando un flujo de trabajo suave con productos que van desde el equipo de planificación de cuentas a los equipos creativos. Las personas en este departamento son responsables de conocer lo que proyecta la agencia en la que está trabajando. Desde la entrega de los trabajos a los diseñadores gráficos y redactores a la actualización de los programas de producción y hacer el seguimiento de los horarios y las entregas de cada trabajo, los coordinadores de tráfico tienen un trabajo de ritmo rápido con un alto nivel de responsabilidad.