Viernes en la agencia

Por fin a llegado el viernes, que aunque de una semana corta la verdad a parecido que jamás llegaría, pero a Dios gracia llego! y aquí estamos sentados en la agencia desde las 8:30am sin mucho que hacer… o más bien sin muchas ganas de hacer lo que se tiene que hacer. Un tiempo libre nunca cae mal.

Aprovecho y les cuento que he encontrado, gracias a un primo, un programa que hasta el momento me parece bastante bueno.

Pagico, es un programa que te ayuda a organizar todo lo que se necesita hacer, tipo agenda, puedesenlazar contactos con los proyectos, ver el calendario de forma que sabes que proyectos deben concluir para que fecha y cuales ya están «overdue».

Solo llevo 3 días utilizándolo y  solo el demo, pero hasta ahora es excelente. Sigo buscando la manera de que todo este organizado de una forma en que sea suficientemente accesible para tenerlo todo a la mano justo cuando se necesita y hasta ahora este programa me parece el indicado.  Tengo difere
ntes muestras de calendarios de pared para ir probando cual es el que mejor me funciona para el tipo de trabajo que hago.

Además de el programa en la computadora y el calendario de pared, tengo folders con todo lo necesario, cotizaciones, PO, facturas, cotizaciones por pedir, cotizaciones de suplidores, etc., todo debidamente rotulado.  No hay nada que no tenga a la mano, estoy haciendo todo lo posible para que en un mes (fecha en que nos mudamos a una oficina más grande) todo este listo y mejor organizado.

Así que lo mejor que puedo pedirles es que me ¡deseen suerte!

lunes en la agencia…

8:30am viendo email,  leer emails para los creativos, para medios, para el departamento de contabilidad y los que me tocan a mi… apuntar todo lo que hay para el día, verificar la lista de prioridades. Verifico si tengo cotizaciones por enviar, PO por realizar o trabajos finalizados por enviar.

9:30am reunión de los departamentos de artes, medios y tráfico para organizar los trabajos de la semana. (que dicho sea de paso solo son 3 artistas, 1 persona de medios y yo la chica de tráfico, por supuesto la jefa que hace de todo.Durante esta reunión hablamos de los trabajos nuevos para la semana y damos a conocer como van los trabajos en proceso. En esta reunión se hacen los «brainstorming» para cualquier nuevo trabajo que lo necesite.

12:00m luego de la reunión la jefa y yo organizamos todo lo que es para facturar, las facturas enviadas para archivar, los PO de los clientes y las impresiones de los trabajos finalizados.

1:00pm almuerzo (más o menos, nunca es igual)

2:00pm continúo con cotizaciones, ordenes de compras, trabajos que enviar, artes que imprimir y llamadas que contestar. Con esto continúo hasta la hora de irnos..

5:25pm Es hora de ir recogiendo, dejo todo ready para que al otro día todo este organizado para volver a comenzar…

– a menos que haya algo fuera de lo común, algún trabajo que TIENE que salir ese día y por alguna razón no puede esperar hasta el día después, esta es la rutina de todos los días, unos días con más trabajos que otro, pero siempre igual al final… cada día trabajando para que todo salga como debe ser, trabajando para que todo se vaya a tiempo y con las especificaciones pedidas…

5:30pm apagamos y ¡hasta mañana!

Detrás de escenas…

Hay mucho que pasa detrás de escenas de una agencia de publicidad, que los cliente normalmente no ven. Al igual que una película en la que hay varias personas involucradas detrás de la cámara, una agencia de publicidad se compone de muchos departamentos, que colaboran para garantizar que salga el mejor trabajo de calidad. Uno de estos departamentos con el objetivo primordial de que todo salga como se debe es el Departamento de Tráfico. Su labor es garantizar la eficiencia y rentabilidad de cada trabajo. Para ello logramos un sistema que algo así:

Paso 1 – Conseguir colocar un proyecto en la lista – Para que cualquier proyecto entre en la lista, una orden de trabajo se presenta detallando el alcance del proyecto deseado. Es entonces cuando se establece la prioridad y facilidad del trabajo, esto puede ser directo con el cliente o en una reunión pautada con el equipo de trabajo. Es durante esta reunión inicial que el equipo de cuentas y el equipo creativo analizará todo lo relacionado con el proyecto. Ahora podemos comenzar el trabajo.

Paso 2 – Aprobación interna – Antes de que cualquier trabajo se presente a un cliente, el equipo creativo debe encaminar a la aprobación interna. Es aquí donde el equipo de Cuenta revisa y ofrece sus comentarios. Una vez que tanto el equipo creativo y el equipo de cuentas han firmado, la pieza (s) está listo para ser presentado al cliente.

Paso 3 – Implementación de los cambios del cliente – los cambios de clientes se dirigen a través de un *Formulario de Solicitud de Cambio (o RSE). El equipo de cuentas que llenar este formulario con los cambios de los clientes y lo presentará a la Dirección General de Tráfico. *En el caso de una agencia pequeña como donde trabajo, los cambios simplemente son pedidos por el cliente y discutidos por el equipo de cuentas y creativo para entonces ser trabajados. Todos los cambios del cliente tiene que pasar por Tráfico para que podamos llevar un registro de cuántas rondas nos encontramos. Esto ayuda en la cotización total del trabajo.

Paso 4 – Entrega Final – El hecho de que el cliente ha aprobado algo no significa que el proyecto se terminó. Un proyecto no se considera completo hasta su estado final, entregado a la impresora o la publicación. En esencia, el tráfico es responsable de asegurarse de que todo se hace, se hace bien y se hace rápidamente. Se tarda muchos calendarios, muchas hojas de Excel y un montón de caminar en torno a lograr esto, pero cuando lo hacemos bien nuestro trabajo, todo el mundo es feliz.

primero lo primero…

Como ya explique soy TODO el departamento de tráfico de la agencia de publicidad donde trabajo y hasta un poco más, ya que solo somos 6 personas y pues la verdad es que todos hacen de todo un poco.

Al querer mejorar la funcionalidad de mi trabajo me tope con que no hay nada en el internet que hable sobre como funciona el departamento de tráfico de una agencia. Si dice las funciones y lo que debe saber, pero no hay una guia, ni ayudas de que herramientas son más utilizadas para hacer el trabajo que se realiza en este departamento tan importante.

Así entonces me di a la tarea de organizar yo el departamento y porque no, compartir mis descubrimientos, inventos y hasta lo que me copie de por ahí con todo aquel que como yo quiera saber sobre el Departamento de Tráfico de una agencia de Publicidad.

Para comenzar solo encontre el «job description»

El departamento de Tráfico juega un papel importante en las agencias de publicidad, garantizando un flujo de trabajo suave con productos que van desde el equipo de planificación de cuentas a los equipos creativos. Las personas en este departamento son responsables de conocer lo que proyecta la agencia en la que está trabajando. Desde la entrega de los trabajos a los diseñadores gráficos y redactores a la actualización de los programas de producción y hacer el seguimiento de los horarios y las entregas de cada trabajo, los coordinadores de tráfico tienen un trabajo de ritmo rápido con un alto nivel de responsabilidad.